Individualsoftware innovativer als Standard

Unvermeidlich ist daher, dass sie stets einen erheblich größeren Funktionsumfang bietet, als in der konkreten Situation erforderlich ist. Auch das kann unangenehm sein! Aber deutlich unangenehmer ist, wenn gewünschte Funktionen fehlen und Betriebsprozesse den Limitierungen der Software angepasst werden müssen.

Mehr ist nicht besser!

Sie erwarten sicherlich, dass wir jetzt über ERP-Software, CRM-Systeme oder andere unternehmenskritische Anwendungen reden. Das könnten wir auch tun, weil das in diesem Abschnitt Gesagte grundsätzlich für jede Standardsoftware gilt. Und gerade weil das so ist, können wir statt über Big Data oder relationale Datenbanken ebenso gut über die gute, alte Textverarbeitung reden. Wenn Sie nicht gerade Designer oder professioneller Schriftsetzer sind, werden Sie vermutlich niemals im Leben mit einem Text irgendetwas anstellen wollen, was Word oder eine andere Standardsoftware nicht kann. Ganz im Gegenteil, vermutlich gehören Sie zu der überwältigen Mehrheit der Anwender, die mit mehr als 90 Prozent der Funktionen ihrer Textverarbeitung niemals in Berührung kommen. Allzu dramatisch ist es zugegebenermaßen nicht, dass die Menüs der Software viele Punkte enthalten, die Sie schlicht nicht brauchen. Aber ganz folgenlos ist es eben auch nicht. Erstens steigt dadurch der Schulungsbedarf für Mitarbeiter, die mit dieser unnötig komplexen Software arbeiten müssen. Zweitens steigt mit der Komplexität einer Software auch immer das Fehlerrisiko. Grundsätzlich kostet also auch ein zu großer Funktionsumfang Zeit und Geld.

Standardlösungen passen nicht immer

Eindeutig ist die Lage, falls Sie vor einem Problem stehen, für das keine Standardsoftware verfügbar ist. In diesem Fall bleibt Ihnen ohnehin keine Wahl, als sich an ein auf Softwareentwicklung spezialisiertes Unternehmen zu wenden. Diese Unternehmen entwickeln Software nach Kundenanforderungen und sind mit dieser Situation bestens vertraut. Sehr viel häufiger tritt aber der Fall ein, dass eine Standardsoftware den eigenen Anforderungen relativ gut entspricht, aber eben nicht exakt. Ein typisches Indiz dafür ist, dass irgendjemand irgendwelche Daten eingeben muss, von denen niemand weiß, wofür sie überhaupt benötigt werden. Wenn ein Mitarbeiter auf die Frage, wofür er eine Information benötige, die Antwort gibt „Sonst kann ich das nicht speichern", sollten Sie hellhörig werden! Ein wenig anspruchsvoller ist folgendes Beispiel: Für den Versand Ihrer Waren nutzen Sie eine Software, die zu jeder Lieferung zwingend die Eingabe des Datums, des Preises und des Gewichts erfordert. Nun verkaufen Sie aber Waren zu Tagespreisen, der Preis wird also aus dem Datum, dem Gewicht und der an anderer Stelle im Unternehmen festgelegten Liste von Tagespreisen bestimmt. Wenn an irgendeiner Steller Daten frei eingegeben werden können oder müssen, die durch bereits vorhandene Daten eigentlich schon eindeutig festgelegt sind, liegt eine so genannte Datenbankanomalie vor. Selbst wenn bei der Eingabe keine Fehler passieren, geht wertvolle Arbeitszeit verloren. Noch schlimmer sind die Folgen eines inkonsistenten Datenbestands durch eine Fehleingabe. Das Problem einer Standardsoftware besteht darin, dass in jedem Unternehmen andere Beziehungen zwischen Daten bestehen.

Betriebsprozesse der Software anpassen?

Standardsoftware hat durchaus ihre Vorteile. Sie ist meist deutlich preiswerter als Individualsoftware, die großen Hersteller unterziehen die Software vor der Auslieferung intensiven Tests und der regelmäßige Updateservice ist sichergestellt. Kleinere Softwareschmieden können das zumindest nicht langfristig garantieren. In gewissem Umfang ist es daher durchaus gerechtfertigt, Zugeständnisse hinsichtlich der Passgenauigkeit der Software zu machen und Betriebsprozesse anzupassen. Letztlich kann nur durch eine individuelle Kalkulation bestimmt werden, ob sich angesichts dieses Mehraufwands eine Individualsoftware rechnet. Im Regelfall stellen Standardprozesse wie beispielsweise der Wareneinkauf, der Versand, die Gehaltsabrechnung oder die Einstellung von Mitarbeitern kein Problem dar. All das lässt sich durch Standardsoftware abbilden, ohne die Geschäftsabläufe signifikant ändern zu müssen. Am anderen Ende der Skala stehen selbstorganisierende Prozesse, bei denen nicht planbar ist, wie sie sich entwickeln. Ein typisches Beispiel hierfür sind individuelle Beratungsdienstleistungen. Wenn Ihr Unternehmen auf die Vermögensberatung wohlhabender Privatkunden spezialisiert ist, wissen Sie nicht, was Ihre Berater beim ersten Besuch erwartet. Es wird kaum funktionieren, Ihre Berater in das starre Gerüst einer standardisierten Software zur Personaleinsatzplanung zu pressen.